Чек-лист перехода на ЭТрН для перевозчика: 12 шагов до первой электронной накладной

Павел СтупкоАрхитектор 1С, бизнес-аналитик

5 сентября 2026 · 9 минут

1 сентября 2026 прошло. Бумажная транспортная накладная по закону № 140-ФЗ больше не законный вариант, но до 1 марта 2027 за неё не штрафуют: на дороге предупреждают. Давление идёт не от инспектора. Грузоотправители, которые подключились к сроку, присылают электронные накладные и ждут подпись водителя в приложении, а не на бланке. Перевозчик, чей водитель её поставить не может, теряет рейс. Ниже 12 шагов до первой электронной накладной в четырёх блоках, у каждого одна строка проверки: по ней видно, закрыт шаг или нет.

По темеЭТрН для грузополучателя: что подписывать и как настроить в 1С и ЭТрН для перевозчика: как водитель подписывает накладную с телефона, без КЭП и токена

Как пользоваться чек-листом

Порядок важен: пока не решено, в каких рейсах вы перевозчик, а в каких отправитель или экспедитор, выбирать оператора рано. Первые три шага делаются за неделю без денег. Блок подготовки самый долгий, потому что упирается в людей: водителей, подписи, доверенности. Настройка в 1С на типовой базе быстрее, чем кажется. Результат для компании: рейсы не срываются из-за неподписанного титула, бухгалтер закрывает месяц по документам в 1С. Для руководителя: не разруливать каждую застрявшую накладную по телефону.

Блок 1. Решения

Шаг 1. Определите свои роли в перевозке

Перевозчик подписывает титулы приёма и сдачи груза. Возите ещё и своё: в этих рейсах вы грузоотправитель и накладную оформляете сами. Организуете доставку клиенту чужой машиной по договору: вы экспедитор, а это отдельные документы и реестр на «ГосЛоге», обязательный с 1 марта 2026. Две роли сразу встречаются часто.

Проверка: записано, в каких рейсах вы перевозчик, в каких отправитель, в каких экспедитор.

Шаг 2. Составьте список документов, которые уходят в цифру

Для перевозчика это транспортная накладная и заказ-заявка. При экспедиторской деятельности добавляются поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки: они электронные с 1 сентября 2026 по постановлению Правительства от 27.04.2026 № 469, форматы утверждены приказом ФНС от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277@. Отдельно пометьте рейсы, где накладная остаётся бумажной по приказу Минтранса № 262 (перемещение между своими складами, груз физлица для личных нужд, населённые пункты без интернета), и где она не нужна вовсе: свой груз своим транспортом без договора перевозки, международный рейс по CMR.

Проверка: у каждого типа рейса пометка «ЭТрН», «бумага по приказу 262» или «накладная не нужна».

Шаг 3. Выберите оператора ИС ЭПД

Напрямую в ГИС ЭПД бизнес не ходит, только через аккредитованного оператора; в перечне Минтранса на 20 июля 2026 их 14, между ними работает роуминг. Если 1С типовая и своих титулов до сотни в месяц, обычно хватает штатного сервиса 1С-ЭПД: он уже внутри УТ, КА, ERP, УНФ, Бухгалтерии и Управления автотранспортом. При потоке рейсов и переадресовках смотрят на модуль Контур.Логистика или СБИС; сравнение с ценами в статье «1С-ЭПД или Контур.Логистика».

Проверка: оператор выбран, посчитано число своих титулов в месяц и пакет под него.

Блок 2. Подготовка

Шаг 4. Подписи организации и сотрудников

Организации нужна усиленная квалифицированная подпись (УКЭП), перевозчику неквалифицированная не подходит. Диспетчер, который подписывает титулы от имени компании, работает подписью физлица плюс машиночитаемой доверенностью (МЧД). Срок и полномочия МЧД проверяют заранее: без неё оператор подпись сотрудника не примет.

Проверка: у организации действующая УКЭП, у каждого подписанта подпись физлица и зарегистрированная МЧД.

Шаг 5. Подписи водителей

Водителю квалифицированная подпись не нужна: погрузку и сдачу он подписывает простой электронной подписью в приложении оператора, обычно через Госключ. Нужны смартфон, приложение и офлайн-доступ к QR-коду накладной: инспектор смотрит по нему. Наёмный водитель-ИП подключается так же за полдня. Самая долгая часть перехода обычно здесь, а не в 1С.

Проверка: у каждого водителя по списку стоит приложение и получена подпись, QR открывается без связи.

Шаг 6. Справочники и реквизиты контрагентов

Водители, машины и контрагенты живут в 1С, а не в Excel. Формат ФНС требует реквизитов, которых в бумажном бланке не спрашивали: пункты погрузки и разгрузки с наименованием и телефоном собственника места, масса брутто по позициям, ИНН и КПП сторон. Без них накладная не пройдёт проверку формата.

Проверка: по трём типовым рейсам накладная заполняется из справочников без ручного ввода реквизитов.

Шаг 7. Версия 1С

Сервис 1С-ЭПД есть в актуальных релизах типовых конфигураций, а экспедиторские документы появились в конкретных версиях: Бухгалтерия 3.0.205.22, УНФ 3.0.14.140, ERP 2.5.27.81. Если база доработана или снята с поддержки, обновление и постановка модуля отдельная работа: оценить её нужно до покупки пакета у оператора.

Проверка: релиз не старше требуемого; известно, типовая ли база и встанет ли сервис штатно.

Блок 3. Настройка в 1С

Шаг 8. Подключите сервис или модуль

В штатном варианте организация подключается к 1С-ЭДО и 1С-ЭПД, выбирается сертификат, получается идентификатор участника; ставить ничего не нужно. Модуль оператора ставится как расширение, постановка закрывает один набор титулов на одну базу: две роли, две постановки. Статус накладной должен быть виден в документе 1С, а не только в кабинете оператора.

Проверка: тестовая накладная создаётся из документа 1С, уходит оператору, статус возвращается в базу.

Шаг 9. Пилот с одним контрагентом

Один постоянный грузоотправитель, лучше у другого оператора, чтобы проверить роуминг, и три-пять реальных рейсов с ним. Смотрите, доходит ли документ, сколько минут занимает титул у диспетчера, что не заполняется само. Всё, что вылезет здесь, потом вылезет на всех рейсах.

Проверка: пять рейсов прошли все четыре титула без бумаги, роуминг подтверждён.

Шаг 10. Приложение водителя в бою

Проведите водителя через полный цикл: принять груз, показать QR, сдать груз, в том числе там, где нет связи. Инструкция на одну страницу и номер, куда звонить, если титул не подписывается. Кто один раз прошёл цикл с диспетчером рядом, дальше справляется сам.

Проверка: два водителя закрыли рейс с телефона без звонка диспетчеру.

Блок 4. Запуск

Шаг 11. Первая накладная и порядок действий

Переводите рейсы по контрагентам: первыми те, кто уже присылает электронные документы. С каждым согласуйте, кто оформляет накладную и когда, как идёт переадресовка и замена водителя: это отдельные титулы, а не новая бумага. Подписанный титул исправить нельзя, только пара исправительных или новая накладная: порядок в данных наводят до отправки.

Проверка: регламент на одну страницу «кто, когда и что подписывает» разослан диспетчерам.

Шаг 12. Отказ принимающей стороны и архив

Получатель не подписывает приёмку, потому что у него нет оператора? Для него приёмка бесплатна, нужны подпись и любой оператор: часто хватает звонка. В мягкий период такой рейс можно закрыть на бумаге, но ведите список, у кого это повторяется: с 1 марта 2027 предупреждения закончатся, а расходы и вычет НДС по бумаге отсрочка не защищает и сейчас. Оригинал хранится у оператора и в ГИС ЭПД, бухгалтеру же нужен документ рядом с рейсом: настройте возврат подписанных титулов в 1С.

Проверка: по каждому закрытому рейсу в 1С виден подписанный документ; список «ещё на бумаге» сокращается.

Что нужно каждой роли

Одна компания может оказаться в двух колонках сразу: тогда складываются подписи, титулы и пакеты.

Частые ошибки первых недель

• Считают рейсы, а не титулы. Пакет списывается по своим исходящим титулам: перевозчик платит за погрузку, отправитель за оформление. Компания в двух ролях расходует пакет вдвое быстрее.
• МЧД есть, но не та. Истёк срок или не хватает полномочий, и подпись диспетчера не принимается в день первого рейса.
• Водитель без офлайн-доступа. На трассе нет связи, QR не открывается, инспектор ждёт.
• Справочники остались в Excel. Масса брутто и телефон собственника пункта разгрузки вводятся руками в каждую накладную, документ не проходит проверку формата.
• Правят накладную «как раньше». Подписанный титул не редактируется: нужна пара исправительных титулов или новая накладная, подписанная всеми заново.

Частые вопросы

С чего начать

С первых трёх шагов: роли, список документов, оператор. Неделя без затрат, после которой понятно, сколько подписей выпускать и какой пакет покупать. Потом водители: они дольше всего.

На странице ЭТрН в 1С лежит PDF-чек-лист на 37 пунктов и расчёт стоимости трёх операторов на год под ваш объём. Если не уверены, встанет ли сервис в вашу базу, начните с AI Диагностики 1С: она покажет релиз, доработки и то, нужна ли работа с расширением. Первую задачу по переходу оплачиваете, только если устроят цена, качество и срок. Напишите в форме ниже, сколько у вас машин и рейсов в месяц.