Приказ живёт в 1С, а подписывается в телефоне сотрудника
Кадровый ЭДО без дублирования документов на бумаге разрешён Федеральным законом № 377-ФЗ от 22 ноября 2021 года; сервис «1С:Кабинет сотрудника» фирма «1С» запустила раньше — в августе 2020 года (информационное письмо № 27523).
Кадровый электронный документооборот разрешён Трудовым кодексом с 2021 года: приказы, заявления, уведомления и договоры существуют в электронном виде и равны бумажным оригиналам. Для компаний, которые ведут кадры в 1С, это делается сервисом «1С:Кабинет сотрудника» — надстройкой над вашей же конфигурацией: кадровик работает в привычном интерфейсе, у сотрудника появляется кабинет в браузере и телефоне.
Начинаем с аудита кадрового делопроизводства: какие документы есть в обороте, какие категории сотрудников, что в базе.
Знакомо?
Так выглядит кадровое делопроизводство, пока оно живёт на бумаге.
Кадровик ходит по этажам
Распечатать, найти человека, дать подписать, подшить. В компании на сотню человек это несколько дней в месяц, которые уходят в никуда.
Удалённые и разъездные — отдельная боль
Курьер, почта, «подпишите и пришлите скан, а оригинал потом». Оригинал приходит через месяц, а иногда не приходит вовсе.
Рукописные заявления
Половину нужно расшифровывать, во второй половине не хватает реквизитов. Данные всё равно вводятся в 1С руками.
Не собрано ознакомление
С локальными актами формально ознакомлены все, фактически подписей нет у трети. Выясняется это при проверке или в суде.
Документы теряются
Оригинал приказа не нашли, копия не заверена, кадровое дело неполное.
Сотрудники дёргают бухгалтерию
«Дайте справку», «сколько у меня отпуска», «пришлите расчётный листок» — по десять раз в месяц.
Что переводится в электронный вид, а что остаётся на бумаге
Основная масса кадрового делопроизводства уходит в электронный вид. Исключения прямо названы в законе — их немного, но они есть.
| Уходит в электронный вид | Остаётся на бумаге |
|---|---|
| Трудовые договоры и допсоглашения, приказы о приёме, переводе и отпуске | Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности — ведутся своим порядком |
| Заявления сотрудников, уведомления, графики отпусков | Акт о несчастном случае на производстве |
| Ознакомление с локальными нормативными актами и должностными инструкциями | Приказ об увольнении |
| Договоры о материальной ответственности и ученические договоры | Документы об инструктажах по охране труда с личным ознакомлением |
Начинать удобнее не со всего сразу: сначала заявления и расчётные листки — сотрудник сразу видит выгоду для себя, — потом приказы, и уже затем трудовые договоры.
Что умеет «1С:Кабинет сотрудника»
Сервис фирмы «1С», работает как надстройка над вашей конфигурацией: отдельную систему разворачивать не нужно, привычный порядок работы кадровика сохраняется.
Отправка любых кадровых документов на подпись
Приказы о приёме, отпуске, переводе, ваши печатные формы, произвольные документы — всё уходит сотруднику из 1С.
Заявления по шаблонам
Сотрудник заполняет форму, а не пишет от руки. После проверки кадровиком данные автоматически загружаются в нужный раздел 1С.
Кабинет в телефоне и браузере
Личный кабинет не расходует лицензии 1С и не даёт рядовым сотрудникам доступа в саму программу.
Подпись для сотрудников — бесплатно
Сервис обеспечивает всех неквалифицированной электронной подписью; при утере пароля её перевыпускают без оплаты.
Статусы подписания
Видно, кто подписал, кто открыл и не подписал, кто игнорирует вторую неделю.
Архив в вашей системе
Подписанные документы хранятся в учётной системе, а не только у оператора.
Расчётные листки и справки
Сотрудник берёт их сам — бухгалтерию по этому поводу больше не дёргают.
Работает в типовых конфигурациях
«1С:ЗУП» ред. 3 и «ЗГУ» ред. 3, 1С:ERP, Комплексная автоматизация, 1С:Бухгалтерия ред. 3.
Как это выглядит в программе
Реальные экраны «1С:Бухгалтерии предприятия 3.0» — публичная демонстрационная база фирмы «1С», данные учебные.
Раздел «Зарплата и кадры»
Кадровые документы, электронные трудовые книжки, а в блоке «Сервис» — подключение «1С:Кабинета сотрудника».
Точка входа
Сервис подключается из самой программы: отдельную систему разворачивать не нужно.
Журнал кадровых документов
Те самые приказы, которые в бумажном варианте распечатывают и носят по этажам.
Кто чем подписывает
Требования зависят от вида документа. Ниже — вариант, когда компания работает в своей информационной системе, а 1С — это именно она.
| Документ | Работодатель | Работник |
|---|---|---|
| Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор и изменения к ним; приказ о дисциплинарном взыскании; уведомление об изменении условий трудового договора | УКЭП | УКЭП или УНЭП, в том числе выданная в информационной системе работодателя |
| Остальные кадровые документы: приказы об отпуске и переводе, заявления, уведомления, ознакомление с локальными актами | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или простая электронная подпись — в порядке, закреплённом в вашем локальном акте |
Расходы на получение и использование подписи работником по закону несёт работодатель. На практике сервис выдаёт сотрудникам неквалифицированную подпись сам, поэтому отдельной статьи расходов не появляется.
Четыре шага, без которых КЭДО не имеет силы
Локальный нормативный акт о введении КЭДО. Какие документы переводятся, какая система используется, чем что подписывается, как работник получает доступ и что делать при сбое. Если есть представительный орган работников — с учётом его мнения.
Уведомление работников. Письменно, с правом отказаться. Отказ не может быть поводом для увольнения: за отказавшимися сохраняется бумажный оборот.
Согласие работника. Нужно от тех, кто уже работает. Исключение — принятые после 31 декабря 2021 года и не имевшие до этого трудового стажа: им достаточно уведомления.
Порядок доступа и выдачи документов. Работник вправе запросить свои документы, и работодатель обязан их выдать — электронно или заверенной копией на бумаге.
Эту часть делает сама компания — юрист и кадровая служба. Мы помогаем на входе: разложить, какие документы вообще есть в обороте, чтобы локальный акт не оказался формальным. Подробный разбор норм — в статье «Кадровый ЭДО: как перестать бегать за подписями по этажам».
Что мы делаем на проекте
Технически подключить сервис — несколько дней. Реальный проект состоит из другого.
- Аудит кадрового делопроизводства по нашему опроснику: сколько юрлиц и обособленных подразделений, численность и особые категории (совместители, срочные договоры, дистанционные, иностранные работники), какие режимы рабочего времени применяются фактически и что при этом написано в документах, какие виды договоров в ходу, есть ли представительный орган работников.
- Приводим в порядок кадровый учёт в базе. Электронный оборот моментально подсвечивает документы, которых нет или которые введены задним числом; разбирать это лучше до старта.
- Подключаем и настраиваем сервис, раздаём права, настраиваем шаблоны заявлений и виды документов, которые пойдут в электронный вид.
- Готовим инструкции и обучаем — отдельно кадровую службу, отдельно сотрудников. Часть людей не установит приложение, пока не покажешь на пальцах.
- Сопровождаем дальше: новые виды документов, изменения в законодательстве, вопросы сотрудников — в рамках поддержки.
- Смежное: если кадровый учёт ведётся не в 1С или ведётся плохо, начинаем с него — см. 1С:ЗУП.
Как мы внедряем
По нашей технологии «9 этапов внедрения» — от знакомства до передачи на поддержку. Для КЭДО этап описания процессов — это и есть аудит кадрового делопроизводства: без него локальный акт получается формальным, а через полгода выясняется, что половина документов в нём не описана.
Знакомство
Обрабатываем обращение, проводим брифинг и презентацию, показываем демо-базу возможного решения — вы видите будущую систему до подписания договора.
Диагностика
Выявляем боли, формулируем цели проекта, диагностируем текущую 1С и «железо»: AI Диагностика 1С даёт карту процессов и точную смету со сроками.
Описание процессов As Is
Глубоко погружаемся в каждый процесс, подробно описываем текущую работу и находим места потерь.
Моделирование To Be
Проектируем будущие процессы вместе с вашими экспертами: меньше болей и потерь, согласованные задачи между блоками автоматизации.
Написание ТЗ и программирование
Дорабатываем недостающий функционал с сохранением обновляемости типовой 1С: согласованное ТЗ, разработка, тестирование и сдача.
Обучение
Учим сотрудников на их операциях и кейсах с сертификатами iTeal; понятные инструкции и видеоуроки остаются у вас.
Настройка баз
Готовим систему к работе: НСИ, роли, обмены — и вносим остатки на вечер перед запуском.
Запуск
Вся проектная команда рядом в первые дни: дружелюбная помощь на рабочих местах, чтобы люди не боялись новой системы.
Передача на поддержку и анализ
Передаём систему на поддержку с реакцией 15 минут, собираем AI Базу знаний о вашей 1С и измеряем метрики бизнеса до и после внедрения.
Частые вопросы
КЭДО обязателен?
Нет, это право работодателя. Обязательными остаются отдельные вещи — например, сведения о трудовой деятельности в СФР, но это не КЭДО.
Работник отказался. Что делать?
Вести его документы на бумаге. Смешанный режим обычно живёт первые год-два, потом отказавшихся почти не остаётся.
Что будет при проверке или трудовом споре?
Электронный документ, подписанный по правилам, равен бумажному. Поэтому важны локальный акт, уведомления и согласия: если процедура введения нарушена, доказывать придётся работодателю.
У нас 1С:ЗУП и отдельная 1С:Бухгалтерия. Где включать?
Там, где ведётся кадровый учёт, — обычно это ЗУП. Бухгалтерия получает данные обменом, как и раньше.
Чем это отличается от 1С:Документооборота?
1С:Документооборот — про внутренние процессы и согласование договоров. Кадровые документы с работниками он не подписывает по правилам ТК: у КЭДО свои требования к подписям и свой перечень исключений.
Сколько занимает переход?
Техническая часть — несколько дней. Юридическая подготовка (локальный акт, уведомления, сбор согласий) в компании на сотню человек — две-четыре недели. Плюс время на то, чтобы люди установили приложение.
Смежные страницы: 1С-ЭДО с контрагентами, 1С:ЗУП, 1С:Документооборот, 1С-Отчётность, Поддержка 1С, Статья: кадровый ЭДО по шагам, Сравнение: КЭДО в 1С или в Битрикс24.
Разберём ваш кадровый документооборот
Напишите, сколько сотрудников, сколько из них вне офиса и в какой программе ведётся кадровый учёт. Проведём аудит кадрового делопроизводства, скажем, что можно перевести в электронный вид в вашем случае, с каких документов начать и сколько это займёт.
iTeal — создаём систему улучшений бизнес-процессов на базе 1С. Pavel.Stupko@iteal.expert · @pgstupko