Расписки и поручение экспедитору тоже стали электронными — и это заметили не все

Павел СтупкоАрхитектор 1С, бизнес-аналитик

30 августа 2026 · 13 минут

Про транспортную накладную к 1 сентября знают все. А вот то, что вместе с ней в электронный вид ушли поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки, обнаруживается обычно в тот момент, когда клиент просит расписку, а выдать её не в чем. Причём «экспедитором» по закону оказывается куда больше компаний, чем принято думать: достаточно организовать перевозку для клиента по договору. Разбираем три документа, три новые обязанности и то, что из этого реально успеть.

Сначала главное: вы вообще экспедитор?

Экспедитор — это не обязательно компания со словом «логистика» в названии и парком машин. По закону о транспортно-экспедиционной деятельности экспедитор — тот, кто по договору за вознаграждение организует перевозку груза для клиента. Своих машин при этом может не быть вовсе.

Отсюда сюрприз, который мы регулярно наблюдаем у торговых и производственных компаний. Если вы возите только свой товар своим или наёмным транспортом — вы грузоотправитель, и экспедиторские документы вас не касаются. Но как только вы начинаете организовывать доставку для клиента и брать за это отдельные деньги — вы попадаете в другую категорию со всеми её обязанностями.

• Дистрибьютор, который довозит товар до магазинов клиента и выставляет доставку отдельной строкой, — уже похоже на экспедирование.
• Производитель, который берёт на себя доставку до склада покупателя силами подрядчиков и зарабатывает на разнице, — тем более.
• Компания с собственным складом, которая принимает чужой груз на хранение перед отправкой, — это уже складская расписка.
• Маркетплейс-оператор или фулфилмент, организующий отгрузку от имени продавца, — тот же случай.

Три документа, которые теперь оформляются электронно

Обязанность ввёл закон № 140-ФЗ от 07.06.2025, изменивший закон о транспортно-экспедиционной деятельности. Форматы электронных экспедиторских документов утверждены приказом ФНС от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277@. С 1 сентября 2026 года все три документа создаются и передаются только в электронном виде — через оператора информационной системы и с уходом сведений в государственную систему ГИС ЭПД.

Логика оплаты здесь та же, что и в накладной: каждый платит своему оператору за свои исходящие титулы, входящие бесплатны. Но есть деталь, из-за которой бюджет расходится с ожиданиями. Считая расходы, компании обычно берут число рейсов и умножают на цену документа. У экспедитора на один и тот же груз может приходиться и поручение, и расписка, и накладная — то есть три документа вместо одного.

Электронные документы — не единственная новость

Закон 140-ФЗ поменял для экспедиторов сразу несколько вещей, и документы — самая заметная, но не первая по сроку. Проверьте по списку, все ли три пункта у вас закрыты.

• Реестр экспедиторов. С 1 марта 2026 года ведётся реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности на цифровой платформе «ГосЛог». Уведомление подаётся через личный кабинет на Госуслугах, реестр ведёт Ространснадзор. Действующим экспедиторам на подачу уведомления отводился срок до 1 мая 2026 года, а штраф за работу вне реестра доходит до 300 000 ₽ для юридических лиц — если вы про это услышали только сейчас, проверьте свой статус в первую очередь.
• Электронные документы. С 1 сентября 2026 года поручение и обе расписки — только электронно, через оператора и с передачей в ГИС ЭПД.
• Хранение сведений. Информацию о договорах с клиентами экспедитор обязан хранить три года после исполнения и предоставлять уполномоченным органам по запросу. Это уже не про удобство, а про то, что данные должны быть в системе, а не в переписке менеджеров.

Первый пункт стоит проверить прямо сегодня: он не про программы и не про операторов, а про то, вправе ли компания вообще заниматься экспедированием. Второй и третий без первого смысла не имеют.

Когда экспедиторские документы всё же можно оформить на бумаге

Минтранс определил закрытый перечень таких случаев приказом от 03.04.2026 № 115, он действует с 1 сентября 2026 года. Список короткий и на обычную коммерческую работу почти не распространяется.

• Услуга оказывается физическому лицу для личных, семейных или домашних нужд, не связанных с предпринимательством.
• У клиента или экспедитора нет технической возможности оформить документ электронно из-за обстоятельств непреодолимой силы.
• Услуги оказываются для нужд органов государственной власти, обороны, безопасности и правопорядка, а также при перевозке специальных и воинских грузов.
• Клиент — иностранное юридическое или физическое лицо.
• Услуги оказываются на территориях, где введены режим повышенной готовности, чрезвычайная ситуация, чрезвычайное или военное положение либо контртеррористическая операция.

Что меняется в ежедневной работе

Смена формы документа тянет за собой процесс, и именно здесь переход обычно буксует — не в программе, а в людях и договорённостях.

• Расписку теперь нельзя выдать «на месте от руки». Водитель или кладовщик, принимающий груз, должен иметь возможность подписать титул — через приложение или через ответственного сотрудника. Это отдельный процесс, который надо продумать до первой отгрузки.
• Клиента нужно подключить. Поручение экспедитору подписывает заказчик. Если у него нет ЭДО или он работает у другого оператора, документ остановится на первом титуле. Список ключевых клиентов лучше проверить заранее, включая роуминг между операторами.
• Роли внутри компании придётся распределить. Кто подписывает расписки, кто поручения, что делать в отпуск и в выходные. Каждому подписанту — подпись и машиночитаемая доверенность.
• Сведения о договорах должны жить в системе. Требование хранить их три года означает, что учёт договоров экспедирования в почте и Excel больше не работает.
• Документы нужно связать с учётом. Расписка без привязки к заказу и реализации — это просто файл у оператора. Ценность появляется, когда по грузу видно всю цепочку: поручение, расписка, накладная, акт.

Как это делается в 1С

Обмен перевозочными документами в 1С закрывает сервис 1С-ЭПД, работающий поверх настроенного 1С-ЭДО: организация подключается, получает идентификатор участника, и документы уходят к контрагентам и в ГИС ЭПД прямо из базы. Экспедиторские документы добавились в сервис отдельно от накладной — их поддержка появилась позже, вместе с утверждением форматов ФНС.

Дальше всё зависит от того, где у вас живёт экспедирование. Если организация перевозок — основной бизнес, ей место в профильном решении: 1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом ведёт заявки, рейсы, расчёты с перевозчиками и клиентами, и экспедиторские документы ложатся на существующие объекты учёта. Если экспедирование — дополнение к торговле, документы делаются из заказов и реализаций в вашей УТ, Комплексной автоматизации или ERP.

Что до выбора оператора — правило то же, что и с накладными: платит тот, кто отправляет свой титул, роуминг оплату не переносит, а модуль оператора для 1С считается отдельно от пакета документов. Подробный разбор с цифрами — в статье 1С-ЭПД или Контур.Логистика.

Что успеть, если вы начинаете сейчас

Полный переход за неделю не делается, но и паниковать смысла нет: до 1 марта 2027 года действует мягкий период, когда за бумагу обещают не штрафовать. Он не отменяет обязанности, но даёт время достроить процесс. Порядок действий мы обычно рекомендуем такой.

• Проверить свой статус в реестре. Это быстро, это первое, что спросят при проверке, и это единственный пункт списка, где цена вопроса измеряется сотнями тысяч рублей штрафа, а не неудобством.
• Определить роль по каждому договору. Где вы экспедитор, где грузоотправитель, где и то и другое одновременно. От этого зависит и набор документов, и расход у оператора.
• Научиться принимать входящие. Самый быстрый результат: подписывать то, что присылают контрагенты, компания может начать почти сразу.
• Запустить исходящие на одном направлении. Один клиент, один тип груза, реальные отгрузки в течение недели. Все проблемы вылезут именно здесь.
• Подключить остальных клиентов и перевозчиков. Проверить роуминг попарно, заложить время на настройку с чужими операторами.
• Закрыть хранение сведений. Договоры и связанные с ними документы должны быть в системе, доступные по запросу.

Частые вопросы

С чего начать

Начните не с выбора оператора, а с двух вещей: разберитесь, в каких договорах вы выступаете экспедитором, и проверьте, есть ли вы в реестре. Это два вечера работы, которые определяют весь дальнейший объём.

Дальше — состояние базы. AI Диагностика 1С показывает релиз конфигурации, накопленные доработки и то, встанут ли сервисы обмена штатно или потребуется работа с расширениями. Что меняется с 1 сентября в целом — на странице ЭТрН и ГИС ЭПД, а как устроен обмен документами в 1С — на странице 1С-ЭДО.